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クリニックのスタッフとの効率的なミーティングの進め方!

2019/09/09

 

皆さん、こんにちは。

株式会社ドクター総合支援センターの近藤隆二です。

 

クリニックで行われるミーティング。

かなり悩ましく思っている院長は多いようですね…。

 

クリニックスタッフミーティング

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

もっとミーティングを良くしたい!

先日、当ブログで

「スタッフミーティングを開いても意見が出ない」という

テーマを取り上げました。

 

そして意見が出ない原因は

院長先生とスタッフ間、またスタッフ間での信頼関係が

できていない事だとお伝えしました。

 

信頼関係は大切ですが、

このような良好な関係を作り上げるには時間が掛かります。

 

また信頼関係はありながらも、

組織の中での力関係などで

なかなか率直な意見が出ない事もよくありますね。

 

その結果、院長と特定のスタッフが

方針や行うべき事を独断で決めてしまい、

トップダウン形式で指示をする事になって

なかなかうまくいかない事も多いようです。

 

人は自分が納得していない事を

頭ごなしに指示されても、

積極的に行動することは難しいですよね。

 

こんな状況で困っていたクリニックで、

改善のきっかけを掴むことができた事例がありますので、

紹介させて頂きます。

 

このクリニックは開院当初はスタッフ全員が明るく元気に、

患者さんへはもちろん、

クリニック内でも挨拶しあえる環境でした。

 

患者さんや取引先の方々からも

素晴らしいスタッフさん達ですね…

とお褒めいただく事もよくありました。

 

しかし開院当初のスタッフが退職して

少しずつ入れ替わっていくにつれ、

このような良い環境が失われてしまったのです。

 

院長先生は、

「自院はいつも元気で明るい状態でいたい」という

価値観をお持ちでした。

 

クリニックは体調の悪い患者さんが来られる場所ですから

患者さんが帰られる時には少しでも明るい、

安心できる気持ちになって頂く事が使命だと考えておられたのです。

 

そして明るく元気に挨拶をする事を指導し続けていたのですが、

なかなか実現できていなかったのです。

 

このような状態を改善する為に、

スタッフミーティングを開催しても

一部の特定の人からしか発言が出ず、

院長としてもどうして良いかわからない状態でした。

 

どうも古株のスタッフに遠慮して、

他のスタッフが発言できないのではないか…

とお悩みでした。

 

そこでこれまでとは違った

ミーティング手法を取り入れてみる事にしたのです。

 

「このクリニックの価値観を実現する為にどうすれば良いか」

 

というテーマを伝え、

全員に大判のポストイットとサインペンを渡し、

時間を決めて自由に書いてもらったのです。

 

当初は率直に書いてもらえるか不安がありましたが、

皆さん積極的に書いてくれました。

 

その後、書いてもらったポストイットをホワイトボードに貼り、

スタッフ全員で話し合いをしながら

グルーピングをしました。

 

そしてその中で最も重要な行動を

まとめてもらったのです。

 

その行動は以下のようなものでした。

 

「笑顔で大きな声で挨拶、返事をする

(患者さん、クリニックのメンバーともに)」

 

なんと普段から院長が言っていた事と同じ内容だったのです。

 

このミーティングで

まずこの行動を全員で行う事にしました。

 

その結果、

いきなり環境がガラッと変わることはありませんが、

以前と比べると

雰囲気は徐々に明るくなってきたのだそうです。

 

このクリニックでは

改善の第一歩を踏み出しました。

 

今後は継続して

このようなスタッフミーティングを通じ、

1つ1つの課題を解決し続けていく予定です。

 

今回の事例は言葉にすると簡単ですが、

この手法を使っただけでは

上手く行かなかったのではないかとも感じています。

 

院長ご自身が現状に問題意識を持ち、

何かを変えなければならないと

強く思い行動し続けたこと。

 

クリニックの価値観をわかりやすい言葉にまとめ、

全員に伝えたこと。

 

ミーティングで

意見を出しやすいよう環境を整えたこと。

 

これらの相乗効果で

一歩前に進めたのではないかと感じています。

 

今回ご紹介させて頂いた手法が、

自院の課題解決の為に

有効だと思われる方は是非ご利用下さい。

 

詳しい方法は

以下でわかりやすく書かれていますので

ご覧下さい。

 

みんなの意見を引き出し、スピーディに結論を出す!効率的な会議の進め方

 

 

医院の経営に関してお悩みの方は

下記よりお気軽にお問合せ下さい。

 

株式会社ドクター総合支援センター 代表取締役 近藤 隆二

近藤 隆二(こんどう りゅうじ)

医業経営コンサルティング
・ファイナンシャルプランニング

 

クリニックの院外経営幹部として、

医業経営とライフプランの両面から

院長先生を支え続けております。
お気軽にお問合せ下さい。

TEL:03-6272-5565

mail:r.kondo@k-com.jp
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